遂に始まった、カンボジアでのFS調査プロジェクト。

申請は9月30日、審査通過の連絡は約1ヶ月後の11月上旬。調査期間は12月半ばから翌2010年の3月半ばまで、実質3ヶ月です。
カンボジア現地での調査準備や活動も慌ただしく進んでいましたが、一方で日本国内での事務作業もてんてこまいでした。何が大変だったかというと、予算及び支出に係る各種書類の整備です。当然の話ですが、今回の調査にかかる費用は「業務委託費」という形であり、しかるべき予算書に基づいた、しかるべき支出にしか支払われません。そのため、「当該費用が今回の調査に必要である」というしかるべき根拠資料を提示しつつ予算書及び実際の支出書を作成する必要があります。逆に言えば、適切な書類が無ければ、業務委託費用を受け取ることは出来ません。こういった予算書や根拠資料は、業務委託費を受ける側として最低限の、当たり前の責任です。
しかしながら、私たちにとってこのような業務委託費を受けて大規模な調査を海外で行うことは初めてのことであり、当初はかなりの混乱がありました。事務作業マニュアルも全て英語です。

果たして、しかるべき基準の書類を全てそろえることが出来るのか・・・。
万が一不備があって想定していた予算を受け取ることが出来なかったらどうしよう・・・。

不安は尽きませんが、やるしかありません。
初期にはやはり書類の不備が目立ち、何度もやり直し、カンボジア現地でも領収書の取り直しなどをしたものでした。
私はカンボジア現地の調査チームの裏方に回っていたため予算関係の対応は日本側のスタッフに対応してもらっていたのですが、思えば9月の申請時期から、このプロジェクトにかかりきりで全力疾走の日々。
日本のサポートスタッフも残業も続き疲労もたまっていたことと思いますが、それでもプロジェクト成功のために踏ん張ってくれました。
そして次第に要領を得て書類のミスも少なくなり、最終的には、予定していた予算分の費
用をほぼ全て無事に受け取ることが出来ました。勿論監査でも何の問題もありませんでした。

カンボジアでの初のFS調査。
メインは勿論、短期間でしっかりと成果物(調査レポート)をまとめあげた、調査チームかもしれません。しかし、忘れてはならないのは、日本でしっかりサポートしてくれた事務方スタッフです。ここがきちんとしていなければ、いくら素晴らしい成果物があったとしても、業務委託費を受け取ることは出来なかったのですから。
本当に、多くの人の力があってプロジェクトが成り立っているのだと、実感したものでした。
現在はプロジェクトも大きくなり、更に多くのスタッフが様々な形でプロジェクトに係っています。
全てが必要な人材であり、今後もチームで協力してプロジェクト成功に向けて歩んでいきたいと思います。

【カンボジアプロジェクト立ち上げ記その4】